📅 Agendamento & advogados
A IA marca consultas direto na agenda do escritório, respeitando os horários de cada advogado, e lembra o cliente antes da hora.
- Agenda sozinha: consulta os horários livres e marca o melhor horário com o cliente.
- Respeita cada advogado: só oferece horários dentro da disponibilidade, da antecedência mínima e fora dos bloqueios que você define na aba 👥 Advogados & Horários.
- Confirma na sua agenda: o compromisso aparece na agenda conectada do escritório.
- Lembretes automáticos: o cliente recebe avisos antes da consulta (ex.: 1 dia antes, algumas horas antes), reduzindo faltas — configurados na aba 📆 Lembretes de Consulta.
🕐 Horários intercalados entre advogados e sempre no fuso de BrasíliaQuando mais de um advogado tem horário livre, a IA intercala os horários oferecidos entre eles (em vez de repetir sempre o mesmo, ex.: 9h para duas advogadas) — só repete um horário quando a agenda já está mais cheia. E se o seu escritório tem clientes em fusos diferentes de Brasília, a IA pergunta a cidade/estado do lead antes de fechar o horário (quando ainda não sabe) e sempre deixa claro que o horário oferecido é o de Brasília — evitando confusão pra quem está em outro fuso (ex.: Mato Grosso, 1h atrás).
DicaQuando há uma consulta marcada e futura, a IA não fica cobrando o lead — ela respeita o agendamento e foca nos lembretes.
Bloqueios são respeitados de verdadeQuando você cria um bloqueio de agenda (férias, viagem) para um advogado, a IA não oferece horários nesses dias e também não confirma nenhum horário dentro do bloqueio — mesmo que o próprio cliente sugira ("pode ser amanhã às 14h?"). Ela recusa educadamente e oferece datas a partir do fim do bloqueio. Obs.: bloqueios não cancelam consultas que já estavam marcadas antes — essas você remarca manualmente.
🛡️ Nunca fora do expediente do advogadoTodo horário que a IA oferece vem do expediente cadastrado daquele advogado na aba 👥 Advogados & Horários (dias da semana e faixa de horário de atendimento). Além de seguir essa configuração, o sistema tem uma camada extra de proteção que confere cada horário antes de oferecê-lo ao cliente e barra qualquer sugestão fora do expediente — inclusive se houver um erro no cadastro (ex.: uma faixa configurada errada de madrugada). Se algum horário parecer estranho, o primeiro lugar a conferir é o expediente cadastrado do advogado.
Configuração única: compartilhe a agendaPara a IA ver os horários livres e criar os compromissos, a agenda do escritório precisa ser compartilhada com o sistema uma única vez, com permissão para fazer alterações nos eventos. O suporte informa o e-mail com o qual você deve compartilhar.
🚫 Passo a passo: bloquear a agenda (férias, audiência, reunião)⧉
A IA marca sozinha olhando o expediente cadastrado de cada advogado e a agenda do escritório. O que ela não tem como adivinhar é o resto: a audiência de quinta às 15h, a semana de férias do mês que vem, a reunião interna de sexta. O bloqueio de agenda é o jeito de contar isso pra ela — você marca o período uma vez e aquele intervalo passa a ser tratado como indisponível.
1. Chegar na tela
- No menu do lado esquerdo, dentro de Apps, abra 05 - Configurações.
- Clique na aba 👥 Advogados & Horários, na barra escura do topo.
2. Entender a tela
A tela tem dois blocos: em cima o cadastro dos advogados, embaixo os bloqueios. Role até o segundo bloco.
- Advogados da Conta — só aparece no bloqueio quem está cadastrado aqui. Se faltar alguém da equipe, cadastre primeiro em + Novo Advogado.
- Bloqueios de Agenda — é o bloco de baixo. Em cima ficam os campos para criar; embaixo, a lista do que já existe.
- O contador de ativos e expirados. Ativo é o bloqueio que ainda vale e está segurando a agenda agora. Expirado já passou: fica na lista só como histórico, em cinza, e não atrapalha mais nada.
- A lista dos bloqueios já criados, com advogado, início, fim e motivo. É daqui que você remove um bloqueio quando o compromisso cai.
3. Criar o bloqueio
- Advogado — quem fica indisponível. Cuidado: o campo vem preenchido como Todos os advogados, e deixar assim bloqueia o escritório inteiro naquele período. É útil numa reunião geral, mas é o erro mais comum de quem tem pressa.
- Início — dia e hora em que a indisponibilidade começa. Sempre no horário de Brasília.
- Fim — dia e hora em que o advogado volta. Precisa ser depois do início; o sistema recusa o contrário.
- Motivo (opcional) — ex.: Audiência, Férias, Reunião geral. Ninguém de fora vê: aparece só pra vocês, na lista e na agenda do escritório. Vale escrever — daqui a um mês ninguém lembra por que aquele dia estava fechado.
- Clique em Bloquear Agenda. O bloqueio passa a valer na hora e aparece na lista abaixo. Não precisa salvar mais nada.
⏰ O horário do Fim NÃO entra no bloqueioÉ o ponto que mais confunde. O Fim marca o momento em que o advogado volta a atender: um bloqueio das 15:00 às 16:00 deixa 15:00, 15:15 e 15:30 fechados e libera as 16:00. Se a audiência costuma estourar, ponha o fim às 16:30. Para fechar um dia inteiro, use 00:00 às 23:59; para vários dias seguidos, um bloqueio só resolve — comece às 00:00 do primeiro dia e termine às 00:00 do dia da volta.
Exemplos prontos
| Situação | Advogado | Início | Fim | Motivo |
|---|---|---|---|---|
| Audiência de 2h na quinta | Dra. Paula | 21/08 14:00 | 21/08 16:30 | Audiência |
| A tarde toda fora | Dr. Carlos | 21/08 12:00 | 21/08 18:00 | Diligência |
| Um dia inteiro | Dra. Ana | 22/08 00:00 | 22/08 23:59 | Emenda de feriado |
| Férias de uma semana | Dra. Marina | 01/09 00:00 | 08/09 00:00 | Férias |
| Reunião de toda a equipe | Todos os advogados | 19/08 09:00 | 19/08 11:00 | Reunião geral |
| Feriado só da cidade | Todos os advogados | 20/11 00:00 | 20/11 23:59 | Feriado municipal |
🎉 Feriado nacional você não precisa bloquearNatal, Ano-Novo, Carnaval, Sexta-feira Santa, Tiradentes, Dia do Trabalho, Corpus Christi, Independência, Padroeira, Finados, Proclamação da República e Consciência Negra a IA já pula sozinha, todos os anos, sem ninguém configurar nada. Feriado só da sua cidade ou do seu estado não entra nessa lista: esse você bloqueia — ou peça ao suporte para cadastrar de vez na sua conta.
O que o bloqueio NÃO fazNão cancela consultas já marcadas. Se alguém já tinha horário naquele período, o compromisso continua de pé — essa remarcação é na mão, falando com o cliente. E não avisa ninguém: nem o cliente que já estava marcado, nem a equipe. Por isso, bloqueie assim que o compromisso for marcado, não na véspera.
Como remover ou alterar um bloqueio
O compromisso caiu. Na lista de bloqueios, clique em Excluir na linha correspondente. O horário volta a ser oferecido na mesma hora e o período também sai da agenda do escritório.
Preciso mudar a data. O mais seguro é excluir e criar de novo com as datas certas — assim o período antigo é liberado por completo, inclusive na agenda do escritório.
Posso deixar os expirados na lista? Pode. Eles não seguram mais nenhum horário, ficam só como histórico em cinza. Se a lista crescer demais, é só ir excluindo os antigos.
📝 Anotação no agendamento⧉
Cada agendamento agora tem um campo de Anotação — perfeito para observações do caso ("levar documentos do INSS", "cliente prefere ser chamada de Dra. Ana") que o advogado vê antes da consulta.
- Abra o hub 📅 Agenda (aba 📅 Agendamentos) no painel e clique no agendamento desejado.
- Escreva a observação no campo Anotação.
- Se precisar trocar o responsável, o campo Advogado(a) é uma lista suspensa com os advogados ativos cadastrados na conta — é só escolher na lista, sem digitar nome.
- Salve. Pronto — a nota fica gravada no agendamento.
Aparece também no Google AgendaA anotação é sincronizada automaticamente: ela entra na descrição do evento na agenda Google do escritório, então o advogado vê a observação direto no compromisso, sem precisar abrir o painel.
📅 Mandar o lead para a Agenda direto da conversa (macro)⧉
Fechou a consulta conversando com o cliente, mas ainda não sabe o horário? Não precisa inventar um. Dentro da conversa, use a macro 📅 AGENDAMENTO: o cliente entra na sua Agenda como “a definir”, e você escolhe data e hora quando puder.
- Na conversa do cliente, abra as macros e clique em 📅 AGENDAMENTO.
- Ele aparece na Agenda no dia de hoje, em cinza, escrito “🕒 Nome — definir horário”. No topo você vê o contador 2 a definir.
- Quando for marcar, clique nele, escolha data, hora e advogado(a) e salve.
- Pronto: vira consulta normal, entra no Google Agenda e o cliente passa a receber os lembretes. ✅
Já vai com o link da conversaComo o pedido saiu de dentro do atendimento, esse agendamento nasce ligado à conversa: quem abrir depois vê o botão 💬 Abrir conversa e volta direto para o histórico do cliente.
Para mandar o MESMO cliente outra vez, tire a etiqueta antesA macro funciona colocando a etiqueta agendamento na conversa. Se ela já estiver lá de uma vez anterior, clicar de novo não faz nada — para o sistema, nada mudou. Então, quando o mesmo cliente voltar e precisar de um novo horário, remova a etiqueta agendamento da conversa e clique na macro de novo.
Enquanto não tem horário, não é compromissoO item cinza não ocupa a agenda de ninguém, não vai para o Google Agenda e não dispara lembrete para o cliente — ele é só um lembrete para o escritório de que tem gente esperando encaixe. Isso só acontece quando você define data e hora.
➕ Novo agendamento manual⧉
Além dos agendamentos que a IA marca sozinha, você pode criar um agendamento manualmente — útil quando o cliente ligou, veio por indicação ou fechou o horário fora do WhatsApp.
- Abra o hub 📅 Agenda (aba 📅 Agendamentos) no painel e clique no botão ➕ Novo agendamento.
- Preencha os dados: cliente, telefone, data, hora e duração. No campo Advogado(a), escolha o responsável na lista suspensa — ela já traz os advogados ativos cadastrados na conta, sem precisar digitar o nome.
- Se quiser, escreva uma Anotação com observações do caso.
- Salve. O agendamento aparece na Agenda do painel e é criado automaticamente no Google Agenda do escritório. ✅
Lembretes valem aqui tambémAgendamentos criados manualmente entram na mesma rotina dos demais: o cliente recebe os lembretes automáticos antes da consulta, conforme configurado na aba 📆 Lembretes de Consulta.
💬 O agendamento manual também leva o link da conversaAo criar o agendamento, preencha o telefone do cliente: com ele, o sistema encontra sozinho a conversa daquele cliente e deixa o agendamento ligado a ela. Depois, quem abrir esse horário na Agenda vê o botão 💬 Abrir conversa e volta direto para o atendimento — o mesmo botão que aparece nos horários marcados pela IA. O link vai também para a descrição do evento no Google Agenda. Sem o telefone, o agendamento é criado normalmente, só não tem como descobrir de qual conversa ele veio.
✓ Vale a pena marcar “Realizado”Depois da consulta acontecer, abra o agendamento e clique em ✓ Marcar realizado. Leva um segundo e faz diferença: o horário fica verde na agenda (você bate o olho e sabe o que já aconteceu), os relatórios passam a mostrar quantas consultas de fato aconteceram — e não só quantas foram marcadas — e a plataforma para de tratar aquele compromisso como pendente. Sem isso, uma consulta do mês passado continua figurando como se ainda estivesse de pé.
🗑️ Excluir agendamento (só administrador)⧉
Precisou cancelar de vez uma consulta? Quem é administrador da conta vê um botão 🗑️ ao abrir o agendamento. Ao excluir, o compromisso some da Agenda do painel e o evento é removido também do Google Agenda do escritório — tudo de uma vez, sem precisar apagar em dois lugares.
Só o administrador excluiUsuários comuns da equipe não veem a lixeira — a exclusão é exclusiva de quem administra a conta, para evitar que uma consulta seja apagada sem querer. A exclusão é definitiva; se foi só mudança de horário, prefira reagendar em vez de excluir.
Passo a passo: compartilhar sua agenda do Google⧉
- No computador, abra o Google Agenda logado com o e-mail do escritório.
- No menu lateral, passe o mouse sobre a agenda, clique nos três pontinhos e em Configurações e compartilhamento.
- Vá até Compartilhar com pessoas ou grupos específicos e clique em Adicionar pessoas.
- Cole o e-mail informado pelo suporte e, na caixinha de permissão, escolha "Fazer alterações e ver todos os detalhes dos eventos".
- Clique em Enviar e avise o suporte para confirmarmos a conexão. ✅
A permissão certa é a 4ª da listaO Google mostra cinco opções. A que funciona é a quarta: "Fazer alterações e ver todos os detalhes dos eventos". Confira na ordem em que aparecem:
- Ver apenas os níveis disponível/ocupado — ❌ a IA não enxerga nada.
- Mais detalhes de todos os eventos — ❌ só leitura.
- Fazer alterações (ver eventos particulares como disponível/ocupado) — ❌ não serve.
- Fazer alterações e ver todos os detalhes dos eventos — ✅ é esta.
- Fazer alterações e gerenciar compartilhamento — dá certo, mas libera mais do que o necessário.
Não procure por "Fazer alterações nos eventos"Esse nome não existe mais no Google Agenda — se você procurar por ele, não vai achar. O texto atual é o do item 4 acima. Escolher uma das opções de leitura é o motivo nº 1 de a IA marcar nada: ela consegue ver a agenda, mas na hora de gravar o compromisso o Google recusa.
Usa Google Workspace no domínio do escritório?Alguns domínios corporativos bloqueiam compartilhar agenda com edição para fora da empresa. O sintoma é claro: você marca a permissão certa, salva, recarrega a página — e ela voltou sozinha para "ver detalhes". Nesse caso o administrador do Workspace precisa liberar o compartilhamento externo, ou usamos uma agenda comum (Gmail) só para os atendimentos. Fale com o suporte que a gente resolve junto.